Las cartas comerciales suponen un documento formal que se realiza de una institución a otra para diferentes tipos de mensajes. Se trata de inmediaciones formales entre empresas para tratar temas estrictamente laborales y que competen a las dos organizaciones.
Puede tener un sinfín de motivos indispensables en el ámbito comercial, presume el medio de comunicación para transmitir cualquier información de un negocio a otro.
¿Qué son las cartas comerciales?
Son un tipo de carta formal en donde va emitido de una empresa a otra una solicitud de presupuesto, una invitación, un comunicado, una compra, en fin todo lo referente al tema, enfocando elementos que incluyan ambas instituciones, aunque en ocasiones puede tratarse de una emisión a un empleado de la misma empresa.
Objetivos de las cartas comerciales:
En todo caso será transmitir un mensaje al destinatario, el cual puede hallarse en varios significados, ya que consta de diversos propósitos, entre ellos está el afianzar vínculos con otra institución, conociendo la importancia que eso radica en el mundo de los negocios.
Mantenerse en contacto, es como una forma de recordar que existe esa empresa, colocándose a la orden, realizando invitaciones, rememorar sobre sus planes y servicios, no se sabe cuándo la contraparte puede estar interesada, sobre todo ante nuevas estrategias.
De la misma forma solicitando información sobre algún servicio de la contraparte o de un empleado que previamente formó parte de su asociación.
¿Cómo redactar las cartas comerciales?
Al redactar una carta de este tipo, se debe tener en cuenta, igual que en toda carta formal va a variar el contenido y el fin de la solicitud, debe incluir el sello o formato de la empresa en caso de poseerlo.
- Membrete: Debe hacer referencia de quien envía la carta, incluye datos de la empresa remitente, nombre de la misma, números telefónicos, correos electrónicos para su contacto.
- Destinatario: Corresponde a la empresa que recibe el comunicado.
- Fecha: Incluye día, mes, año y lugar desde donde se redacta el escrito.
- Encabezado: Se trata del saludo o inicio de la carta o solicitud, se asocia una inducción donde se coloca el motivo por el que se realiza el escrito. Se ubica en un pequeño párrafo aparte.
- Contenido: No es más que motivo principal del documento, aquí se incluye todo lo concerniente a la solicitud, cada una de las cosas que se necesiten para la elaboración de lo que se quiere realizar.
- Cierre: Es la forma de culminar la carta, redactado en una línea aparte.
- Firma: «autógrafo» del remitente, junto a su nombre, apellido, cargo que ocupa en la empresa, pueden ir formas de contacto.
Lee: Carta de Presentación » ¿Qué es? Características, ejemplos para descargar
Modelos para cartas comerciales:
- Para solicitud de presupuesto, con el fin de obtener información sobre productos o servicios, con los formalismos pertinentes.
- Solicitud de compra, una vez aclarado presupuesto, tomar la decisión de la adquisición de manera escrita.
- De disculpas, en caso de un inconveniente o fallo a la respuesta de una mercancía o información.
- Para invitación a un evento, puede ser para contribuir o simplemente para ser parte de él.
- A sus empleados, si requiere uno de ellos un llamado de atención o para servir de motivación.
- Para exigir, si ha existido una solicitud previa y no ha sido respondida.
- Para despachos, al cumplir con el envío de una mercancía o pedido, la cual puede ir acompañada de una copia para acuse de recibido.
- Agradecimiento, en las oportunidades pertinentes.
- Promoción, para promover productos y servicios.
Características de las cartas comerciales:
Deben tener un fin específico y bien estipulado, al redactar una carta hay que respetar en ella la ortografía y la redacción ya que de ello depende en gran parte el futuro de la empresa, tomando en consideración de que se trata de una imagen que se está mostrando ante el cliente, por ello también es opcional que la organización que la realiza contenga su propio formato, eso le hace diferente y es además llamativo.
Es relevante en la emisión de las cartas comerciales no olvidar las frases y palabras formales se las que hay que hacer uso, además al detallar las razones de su realización, debe ser de forma breve, por supuesto, abarcando lo competente y lo que sea necesario.
Puede ir acompañada, bien sea de facturas si hablamos de modelo para cartas de despacho, itinerario del evento en caso de una invitación, copia de algún documento que avale la información escrita en la misiva si se trata de una disculpa.
Ejemplo, Modelo para cartas comerciales, despacho:
Descarga ejemplo de modelo de cartas comerciales
Siempre debe existir en toda empresa un departamento encargado para la redacción de las cartas comerciales, tomando en cuenta las directrices y ambigüedades que debe contener, las conservaciones para cuidar la imagen de la organización, además de las relaciones, que en este ámbito se consideran vitales.
Queda claro que las cartas comerciales tienen muchas formas de transmitir un mensaje desde un agradecimiento hasta diferentes solicitudes, una vez determinado el objetivo, se trata de algo con poca complejidad, como su nombre lo indica está asociada a cuestiones relacionadas al comercio, su uso está para todo lo que tiene que ver con ello.
