Un oficio es un documento formal expedido por una entidad gubernamental o por una empresa pública o privada con el fin de informar a una o varias personas acerca de algún tema importante que le o les compete.
Su redacción debe utilizar un lenguaje formal sin caer en vulgaridades y exponiendo la información de manera clara y concisa, consta de una o dos páginas dependiendo de la información que se quiera exponer.
Este tipo de documentos mayormente suelen ser dirigidos a autoridades con un mismo nivel jerárquico.
Área de circulación de un oficio
Los oficios pueden ser expedidor de manera externa es decir que es una información que va dirigida a otra empresa o ente gubernamental y de manera interna es una comunicación o algún tipo de solicitud hacia algunos de los departamentos que conforman la empresa o el ente gubernamental.
¿Para qué sirve un Oficio?
Los oficios son utilizados para informar a una o más personas acerca de temas importantes como retirar un documento importante en una institución o informar de manera colectiva a un determinado grupo de personas sobre posibles cambios o reuniones.
Además es comúnmente utilizado de manera interna entre departamentos una institución para realizar solicitudes o citar a personas de otros departamentos. Los oficios además de ser informativos también pueden ser de solicitud.
Esto quiere decir que una institución educativa o una persona de la comunidad pueden solicitar a la institución o ente los materiales o la ayuda que puedan necesitar para reparar o mejorar la estructura y mejorar las canchas y áreas comunes.
Tipos de oficio
Simple: es el oficio que va dirigido a una sola persona y se usa para hacer saber información sobre eventos, felicitaciones, peticiones y agradecimientos.
Múltiple: como su nombre lo indica va dirigido a un determinado grupo de personas y se utiliza para difundir ordenes, sugerencias y recomendaciones, estos suelen ser distribuidos de manera interna.
Transcripción: Este tipo de oficio es la transcripción exacta del oficio original y se utiliza para difundir circulares o resoluciones referentes al oficio original, este va dirigido a las autoridades con un mismo nivel de jerarquía.
Partes de un oficio
Fecha y lugar: Como los oficios son documentos formales deben llevar la fecha exacta y el lugar de emisión del mismo
Número: Los oficios por lo general contienen una numeración para que la empresa o institución lleven un control de los oficios emitidos. En caso de ser emitido por una empresa o institución.
Destinatario: aunque sea dirigido a varias personas es necesario colocar a quienes o a quien va dirigido el oficio.
Cuerpo: es donde va escrita toda la información escrita de manera formal y directa.
Despedida: como es un documento formal debe llevar una despedida cortés y corta
Firma: debe llevar la firma de la persona que emite el oficio con el número de su documento de identificación.
¿Quiénes son las personas autorizadas para firmar los oficios?
Como el oficio es un documento formal la mayoría de las veces este suele estar firmado pero las personas autorizadas para hacerlo son:
La máxima autoridad ya que ellos son los que mayormente emiten los oficios o los autorizados por el, sin embargo la persona autorizada para redactarlo debe hacerle llegar el oficio a la máxima autoridad para que apruebe el contenido de este para que no se dañe la imagen de la autoridad.
Los oficios deben ser firmados y sellados para que puedan tener una mayor validez. En el caso de las empresas los autorizados para firmar los oficios son los directores de departamentos o los directores generales.
También debes conocer quiénes son las personas que no están autorizadas y estas son aquellas personas que contienen cargos de obreros o supervisores a que la comunicación entre ellos es completamente diferente ya que suele ser mediante memorándums o informes y también a través de conversaciones.
Sus comunicaciones son estrechamente con el director o los directores.
Ejemplo de un oficio
Caracas, julio 2021
Señores
Colegio U.E.N José Félix Ribas
Direct. María González
La Victoria, Edo. Aragua
N° 13245
Asunto: Comunicado
La presente es para informarle que debe dirigirse, al edificio del Ministerio de Educación ubicado en la avenida Oeste 5 Distrito capital, piso 4 oficina 13 a retirar las nuevas normativas referentes al inicio del periodo escolar 2021-2022, que han sido expedidas por el ministro de Educación el día 6 del mes de julio del presente año.
Si necesita más información comuníquese a la oficina 0212-33455 o a mi correo correo@gmail.com. Atentamente:
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Andrés Gómez
C.I: 00.000.000
Ejemplo de un oficio de petición
Lara, Barquisimeto a 06 de febrero de 2016
Oficio: 06734526/005
Mtra. Ángela González
Subsecretaria de Educación
Secretaría de Educación de Barquisimeto
Asunto: Solicitud de maestro suplente para cubrir incapacidad
Referencia: 06734526/005
Como lo hice de su conocimiento en el oficio 06734526/005 con asunto “Incapacidad de profesora por incapacidad”, la Lic. Esperanza Gómez Contreras, titular del grupo de cuarto grado de esta institución, Escuela Primaria Federal, “Madre María”, deberá suspender sus actividades a causa de su cercana maternidad a partir del próximo 26 de febrero del año en curso.
Es por esta razón que hago de su conocimiento mi solicitud del envío de un profesor sustituto que comenzará sus funciones a partir del 28 de febrero y hasta el día 28 de mayo del año en curso, ya que la profesora Esperanza Gómez se reincorporará a sus labores académicas normales a partir del 31 de mayo. En caso de existir alguna fecha distinta, se lo comunicaré con una antelación no menor a 15 (quince) días para que así se puedan tomar las medidas correspondientes.
De la misma manera, solicito que la persona que sea designada para dicha actividad, se presente en el plantel a partir del día 23 de febrero para que así se pueda hacer la entrega de las funciones y conozca de forma adecuada la dinámica del grupo y continúe con las labores propias del ciclo escolar 2016-2017.
Sin más por el momento, agradezco su atención al presente oficio y quedo a la espera de su amable respuesta. Reciba un cordial saludo.
Atentamente
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Lic. Pedro Torres Fuentes
Director Escuela Primaria Federal “Madre María”
CCP. Lic. Esperanza Gómez Contreras, titular del cuarto grado.
CCP. Archivo de la Secretaría de Educación de Barquisimeto.
